Die Unterfertigung von Urkunden

Urkunden - Allgemeines
Urkunden sind rechtserhebliche schriftliche Erklärungen von Personen, die von ihnen selbst oder mit ihrem gerichtlich oder notariell beglaubigten Handzeichen versehen sind; sie begründen vollen Beweis dafür, dass die in denselben enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern herrühren.
Öffentliche Urkunden sind Urkunden, welche von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftsbereiches in der vorgeschriebenen Form errichtet sind. Diese begründen die Echtheits- und Richtigkeitsvermutung und eine Beweislastumkehr zu Lasten dessen, der die Echtheit und Richtigkeit bestreitet. Darüberhinaus geniessen sie einen erhöhten strafrechtliche Schutz.

Rechtsgültigkeit von Urkunden

• Urkunden über zweiseitige Rechtsgeschäfte, die der Beschlussfassung des Gemeinderats bedürfen, sind vom Bürgermeister sowie von zwei weiteren Gemeinderatsmitgliedern, die nach Möglichkeit verschiedenen Gemeinderatsparteien angehören sollen, zu unterfertigen.
  

Zweiseitige Rechtsgeschäfte sind solche, zu deren Zustandekommen die Übereinstimmung des Willens zweier Parteien erforderlich ist (Verträge).

Rechtsgeschäfte sind nur dann gültig wenn die in der Gemeindeordnung (oder in anderen gesetzlichen Bestimmungen) enthaltenen Voraussetzungen der Gültigkeit des jeweiligen Rechtsgeschäftes zutreffen. Es hat daher derjenige, der mit der Gemeinde ein Rechtsgeschäft abschließt, zu prüfen, ob diese Voraussetzungen jeweils gegeben sind.
Hiebei wird insbesondere zu prüfen sein, ob für das Rechtsgeschäft

die Genehmigung des Gemeinderates oder des Gemeindevorstandes, oder

ob (im Falle eines gesetzlich bedingten Genehmigungsvorbehaltes) die aufsichtsbehördliche Genehmigung vorliegt.

Die Prüfungspflicht des Dritten wird sich jedenfalls nicht darauf erstrecken können, festzustellen, ob die unterfertigenden Gemeinderäte verschiedenen Wahlparteien angehören.

---

Geschäfte, zu dessen Eingehung die Zustimmung des Gemeinderates erforderlich ist, sind beispielsweise: Veräußerung eines Grundstückes der Gemeinde oder die Erteilung einer Prozeßvollmacht, da mit dieser die Gemeinde eine privatrechtliche Verpflichtung übernimmt.

Die Wendung „die nach Möglichkeit verschiedenen Gemeinderatsparteien angehören sollen“ geht von der Zusammensetzung des Gemeinderates mit zwei oder mehreren Gemeinderatsparteien aus; sie umfasst die Unterfertigung durch Mitglieder des Gemeinderates, die beide oder die jeweils einer anderen Gemeinderatspartei angehören, als jener, der der Bürgermeister angehört. Für den Fall, dass diese Konstellationen nicht gegeben sind, ist die Unterfertigung ohne Rücksichtnahme auf die Angehörigkeit eines Mitgliedes zu einer Gemeinderatspartei vorzunehmen.
Eine Missachtung dieser Anordnung beeinträchtigt nicht die Gültigkeit der Dokumentation.

Die Unterfertigung von Urkunden gehört zu den Aufgaben eines Mitgliedes des Gemeinderates, die unter den Begriff „Ausübung des Mandates“ fallen.

• Urkunden über zweiseitige Rechtsgeschäfte, die der Beschlussfassung des Gemeindevorstands bedürfen, sind vom Bürgermeister und einem weiteren Mitglied des Gemeindevorstands, das nach Möglichkeit einer anderen Gemeinderatspartei als der Bürgermeister angehören soll, zu unterfertigen.
  

• Alle übrigen Urkunden und Schriftstücke sind vom Bürgermeister zu unterfertigen.

Unterschriftsermächtigung
Der Bürgermeister kann einen Gemeindebediensteten ermächtigen, Schriftstücke, die kein Rechtsgeschäft zum Inhalt haben, für ihn zu unterfertigen.
Der Umfang der Unterschriftsermächtigung wird sich nach seinen allgemeinen oder besonderen Weisungen zu richten haben. Nach außen hin wird damit immer der Wille des Behördenchefs bekundet .
Eine Approbationsbefugnis kann der Bürgermeister auch Organen einer wirtschaftlichen Unternehmung der Gemeinde erteilen, um ihnen die Möglichkeit einzuräumen, im Namen der Gemeinde rechtsverbindlich zu handeln.
Die Regelung der Approbation ist eine Angelegenheit der inneren Organisation, die die Zuständigkeit und damit auch das Recht auf ein Verfahren vor dem gesetzlichen Richter nicht berührt.

Aufsichtsbehördliche Genehmigungen
Aufsichtsbehördliche Genehmigungen sind auf der Urkunde ersichtlich zu machen.

Hinweis: Genehmigungspflichtige Rechtsgeschäfte der Gemeinden, die nach Gesetz oder Vereinbarung in Schriftform abgeschlossen werden, werden dritten Personen gegenüber erst durch die Beurkundung der aufsichtsbehördlichen Genehmigung auf dem Schriftstück rechtswirksam.
Alle anderen (nicht in Schriftform abgeschlossenen) genehmigungspflichtigen Rechtsgeschäfte der Gemeinden werden Dritten gegenüber mit der schriftlich erteilten Genehmigung dieses Rechtsgeschäfts durch die Landesregierung rechtswirksam.

Urkunden mit Gemeindesiegel
Es ist den Gemeinden verpflichtend vorgeschrieben, ein Gemeindesiegel zu führen. Die Urkunden sind daher mit dem Gemeindesiegel zu versehen.
Es kann auch allen schriftlichen Ausfertigungen der Gemeinde beigesetzt werden. Fehlt ein solches Siegel auf einem Bescheid, dann berührt das allerdings nicht seine Rechtsgültigkeit, da der Beidruck eines Siegels auf einem Bescheid nicht vorgesehen ist.