Überwachung der gesamten Gebarung der Gemeinde
Unter Gebarung ist die Führung des Gemeindehaushaltes (d.i. die Bewirtschaftung des Gemeindeeigentums) nach dem Voranschlag zu verstehen, demnach alle Tätigkeiten der Verwaltungs- und Wirtschaftsorgane in Hinsicht auf die Beschaffung, Verwaltung oder Verwendung öffentlicher Mittel; es ist darunter aber auch jedes Verhalten zu verstehen, das finanzielle Auswirkungen auf das Gemeindeeigentum hat. Auch die Gebarung des Gemeinderates selbst fällt unter die Prüfungsbefugnis des Prüfungsausschusses, da der Gemeinderat ein Verwaltungsorgan ist.

Grundlage der Kontrolltätigkeit des Prüfungsausschusses ist der Voranschlag, aber nicht selbst Prüfgegenstand. Da auch jene Beschlüsse des Gemeinderates, die gleichzeitig bei der Beratung und Beschlussfassung über den Voranschlag zu beschliessen sind (§ 68 Ab. 2), gebarungswirksam sind, sind auch diese Grundlage der Kontrolltätigkeit des Prüfungsausschusses (nicht aber diese Beschlüsse selbst).

Daraus ergibt sich folgender Prüfungsumfang:

• die Gebarung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben des ordentlichen und außerordentlichen Voranschlages
• die Gebarung der Abgaben
• die Gebarung der Schulden
• die Einhaltung des Dienstpostenplanes
• die Verwaltung des Gemeindeeigentums (einschließlich der wirtschaftlichen Unternehmungen und der öffentlichen Einrichtungen), also des Gemeindevermögens, des öffentlichen Gutes und des Gemeindegutes
• die Gebarung der in der Verwaltung der Gemeinde stehenden selbständigen Fonds und Stiftungen.
  

Nicht unter die Kontrollbefugnis des Prüfungsausschusses fällt die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Gebarungsgrundlagen (Voranschlag, Beschlüsse gem. § 68 Abs. 2, Verordnungen und Bescheide), da diese der Prüfung durch die Aufsichtsbehörde unterliegen (§§ 90 - 91).

Gegenstand der Überprüfung sind alle jene gebarungswirksamen Vollzugsakte, die dem eigenen Wirkungsbereich der Gemeinde angehören, sowie alle jene Gebarungsfälle, für die sich auf Grund der Vollziehung des übertragenen Wirkungsbereiches Auswirkungen auf den Gemeindehaushalt ergeben.

Der Bürgermeister (und allenfalls weitere Anordnungsbefugte), der Gemeindekassier und der leitende Gemeindebeamte sind verpflichtet, dem Prüfungsausschuß Gelegenheit zu geben, die Gemeindegebarung zu prüfen. Sie sind weiters verpflichtet, anläßlich der Überprüfung der Gemeindevermögensgebarung die einzelnen Bücher und Aufzeichnungen abzuschließen und sich zwecks Auskunftserteilung auf die Prüfungsdauer dem Prüfungsausschuß zur Verfügung zu halten (§ 38 Abs. 3 GHO). Darüberhinaus sind alle mit der Führung der verhandlungsgegenständlichen Angelegenheiten betrauten Organe und Gemeindebediensteten zur Erteilung von Auskünften - während der Sitzung des Prüfungsausschusses - verpflichtet.

Überwachung des gesamten Gemeindeeigentums
Die Gebarung der Gemeinde umfasst des weiteren jene

• der öffentlichen Einrichtungen,
• der in der Verwaltung der Gemeinde stehenden selbständigen Fonds und Stiftungen,
• der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß § 63 Abs. 1 und
• der Unternehmungen gemäß § 63 Abs. 2, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen.
  

Die Wendung „in der Verwaltung der Gemeinde stehend“ bedeutet, dass es sich nur um solche von Organen (Organwaltern) der Gemeinden verwalteteten Fonds und Stiftungen handeln kann, denen ein bestimmender Einfluss auf die Entscheidungen dieser juristischen Personen zusteht.

Ein Fonds ist ein Zweckvermögen, das gemäß gesetzlicher Vorschrift als juristische Person organisiert ist. Im Unterschied zur Stiftung können zur Erfüllung des Fondzweckes sowohl das nicht auf Dauer gewidmete Vermögen, als auch allfällige Erträgnisse zur Erfüllung des Fondszwecks herangezogen werden.

Stiftungen sind durch einen Hoheitsakt dauernd gewidmete Vermögen mit Rechtspersönlichkeit, deren Erträgnisse der Erfüllung gemeinnütziger oder wohltätiger Zwecke dienen. Zu betonen ist allerdings, dass es sich bei den hier genannten Stiftungen nicht um die auf Grund des zit. Gesetzes gebildeten Stiftungen handelt, da diese durch einen Privatrechtsakt begründet werden.

Wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß § 63 Abs. 1 sind die Eigenunternehmungen der Gemeinde ohne eigene Rechtspersönlichkeit; s. >>>.

Unternehmungen gemäß § 63 Abs. 2 sind wirtschaftliche Unternehmungen der Gemeinde, die mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattet sind und die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen; s. >>>

Die Zulässigkeit der Überwachung der Unternehmungen, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen, durch den Gemeinderat, ergibt sich zunächst aus der Berechtigung der Gemeinde, wirtschaftliche Unternehmungen zu betreiben, sonach aus deren Verpflichtung, diese sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig zu führen. Aus der Verpflichtung, die Gebarung der Gemeinde nach den genannten Kriterien zu führen, ergibt sich selbstverständlich, dass auch die Unternehmungen der Gemeinde nach eben diesen Kriterien zu führen sind; dies ist aber nur möglich, wenn bei Unternehmungen mit eigener Rechtspersönlichkeit eine entsprechende rechtliche oder wirtschaftliche Einflussmöglichkeit auf das Unternehmen, somit durch einen „beherrschenden Einfluß“ auf ein solches Unternehmen, gewährleistet ist.

Prüfungszeitraum
Die Überprüfung der gesamten Gebarung der Gemeinde ist

• mindestens vierteljährlich und
• wenigstens einmal im Jahr unvermutet,
• außerdem bei jedem Wechsel in der Person des Bürgermeisters oder des Gemeindekassier vorzunehmen.
  

Diese Regelung gilt nicht für die Überprüfung von Unternehmungen, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen, wenn auf grund einer (zumindest) jährlichen Überprüfung ein Prüfbericht dem Gemeinderat vorgelegt wird.

Das Wort "außerdem" bringt zum Ausdruck, dass die bei jedem Wechsel in der Person des Bürgermeisters oder des Gemeindekassiers vorzunehmende Überprüfung in das Prüfungs-Mindestmaß nicht einzurechnen ist.

Prüfungskriterien
Der Prüfungsausschuss hat die Aufgabe festzustellen, ob die Gebarung den Gesetzen und sonstigen Vorschriften entspricht und ob sie wirtschaftlich, zweckmäßig, sparsam und richtig geführt wird.

Diese Prüfungsmaßstäbe stellen unmittelbar anwendbare Gebote für die Vollziehung dar. Sie sind als "verfassungsrechtliche Leitlinien" anzuwenden und stellen in der öffentlichen Verwaltung die materiell wichtigsten Haushaltsmaximen dar und geben ein Maßprinzip vor, das bei jedem Umgang mit öffentlichen Mitteln zu beachten ist.

Unter Wirtschaftlichkeit versteht man das bestmögliche Verhältnis zwischen Mittel und Aufwand, um das Ziel zu verwirklichen.

Unter dem Gebot der Zweckmäßigkeit versteht man die Wahl des optimalsten Mittels, um das Ziel zu verwirklichen.

Das Gebot der Sparsamkeit verpflichtet zum geringstmöglicher Aufwand, um das Ziel zu verwirklichen.

Unter „richtig“ ist die ziffernmäßige Kongruenz der Gebarungsvorgänge zu verstehen.

Entfall der Überprüfung von Unternehmungen, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen
Da eine direkte Prüfungsmöglichkeit der Gemeinde (des Prüfungsausschusses) bei Unternehmungen mit eigener Rechtspersönlichkeit aus verfassungsrechtlichen Gründen nicht zulässig ist (ebensowenig wie etwa ein Weisungsrecht gegenüber der Geschäftsführung), ist vorgesehen, dass dem Gemeinderat jährlich ein Bericht der Geschäftsführung über die wirtschaftliche Situation und die voraussichtliche Entwicklung der jeweiligen Unternehmung vorzulegen ist.

Demnach entfällt die Überprüfung von Unternehmungen gemäß § 63 Abs. 2, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen, durch den Prüfungsausschuss, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• es muss eine zumindest jährliche Überprüfung erfolgen;
• die Überprüfung hat durch hiezu beruflich Befugte Personen zu erfolgen;
• die Überprüfung muss gesetzlich, vertraglich oder satzungsgemäß vorgesehen sein;
• der Prüfbericht ist dem Gemeinderat spätestens bei der Behandlung des Rechnungsabschlusses der Gemeinde vorzulegen.

Die berufliche Befugnis ergibt sich aus dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz.
Wirtschaftstreuhandberufe sind der Steuerberater und der Wirtschaftsprüfer.
Zur gesetzlich vorgeschriebenen und jede auf öffentlichem oder privatem Auftrag beruhende Prüfung der Buchführung, der Rechnungsabschlüsse, der Kostenrechnung, der Kalkulation und der kaufmännischen Gebarung von Unternehmen, mit der die Erteilung eines förmlichen Bestätigungsvermerkes verbunden ist, ist nur der Wirtschaftstreuhänder befugt.

Eine gesetzlich vorgesehene Überprüfung ergibt sich bei Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung) aus den Bestimmungen des Unternehmensgesetzbuches. S.hiezu unter >>> (Prüfbericht)

Die „vertraglich oder satzungsgemäß“ vorgesehenen Überprüfungen, die den Entfall der Überprüfung durch den Prüfungsausschuss bewirken, müssen sich auf solche (vertragliche oder satzungsmäßige) Bestimmungen stützen können, die die Prüfung ermöglichen, ob die wirtschaftlichen Unternehmungen der Gemeinden gemäß den geforderten wirtschaftlichen Grundsätzen geführt werden.

Der „Prüfbericht“ enthält insbesondere die Feststellung, ob die Buchführung, der Jahresabschluss und der Lagebericht den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Hinsichtlich des Zeitpunktes der Vorlage des Prüfberichtes („spätestens bei der Behandlung des Rechnungsabschlusses“) ist folgendes zu bedenken:
Der Rechnungsabschluss ist spätestens drei Monate nach Ablauf des Haushaltsjahres dem Gemeinderat vorzulegen; der Gemeinderat hat ihn so zeitgerecht zu genehmigen, dass dieser spätestens vier Monate nach Ablauf des Haushaltsjahres der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden kann. Innerhalb dieser Fristen kann - wie aus den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches zu entnehmen ist - keinesfalls der das vorangegangene Haushaltsjahr betreffende Prüfbericht einer Kapitalgesellschaft dem Gemeinderat vorgelegt werden. Es wird somit der Prüfbericht erst anläßlich des Rechnungsabschlusses des nachfolgenden Haushaltsjahres berücksichtigt werden können und sich damit auf einen in der Regel bereits abgeschlossenen „Rechnungszeitraum“ (Rechnungsabschluss) beziehen.

Für die rechtzeitige Vorlage des Prüfberichtes an den Gemeinderat hat der Bürgermeister zu sorgen. Bei dessen Säumnis ist im Gesetz keine Sanktion festgelegt, doch ist der Bürgermeister für die von ihm schuldhaft unterlassene oder nicht zeitgerechte Vorlage eines bereits übermittelten Prüfberichtes dem Gemeinderat politisch verantwortlich.

Der Prüfungsausschuss selbst kann keinen formellenen Prüfungsauftrag erteilen, da eine direkte Prüfungsmöglichkeit der Gemeinde (des Prüfungsausschusses) bei Unternehmungen mit eigener Rechtspersönlichkeit aus verfassungsrechtlichen Gründen nicht zulässig ist.