Einberufung des Gemeinderats
Der Gemeinderat wird zu einer Sitzung durch den Bürgermeister einberufen.

Die Einberufung zur Sitzung hat die Zeit und den Ort der Sitzung zu enthalten. Bei der Festsetzung der Uhrzeit (und des Tages) der Sitzung ist insbesondere darauf Bedacht zu nehmen, dass möglichst alle Mitglieder des Gemeinderates an der Sitzung teilnehmen können. Die willkürliche Festsetzung des Tags und der Stunde der Sitzung zu Unzeiten ist nur mit Zustimmung aller Mitglieder des Gemeinderats zulässig.

Unzeit liegt keinesfalls vor, wenn der Tag und die Stunde der Sitzung so gewählt wird, dass möglichst alle Mitglieder des Gemeinderates an der Sitzung teilnehmen können. Dies wird dann der Fall sein, wenn in der Regel die meisten Mitglieder des Gemeinderates unter Bedachtnahme auf deren beruflichen und sonstigen (dem Bürgermeister) bekannten Gegebenheiten an der Sitzung teilnehmen können.

Der Gemeinderat muss mindestens einmal in jedem Vierteljahr zusammentreten.

Einberufung bei Verhinderung des Bürgermeisters
Der Gemeinderat darf nur vom Bürgermeister (oder bei dessen Verhinderung durch den Vizebürgermeister, bei mehreren Vizebürgermeistern nach der Reihenfolge ihrer Wahl) einberufen werden.

?Sind sowohl der Bürgermeister als auch alle Vizebürgermeister zur Ausübung ihres Amts nicht in der Lage, so vertritt ihn jedenfalls nur ein Mitglied jener Gemeinderatspartei, der der Bürgermeister angehört, und zwar jenes mit jeweils der längsten Funktionsdauer im Gemeindevorstand, mangels eines solchen im Gemeinderat; bei gleicher Funktionsdauer ist das an Jahren älteste Gemeindevorstandsmitglied oder Mitglied des Gemeinderates heranzuziehen. (§ 30)

Verpflichtung zur Einberufung einer Sitzung
Der Bürgermeister hat den Gemeinderat innerhalb von acht Tagen einzuberufen, wenn es

• wenigstens von einem Viertel der Gemeinderatsmitglieder oder
• von der Aufsichtsbehörde

unter Bekanntgabe wenigstens eines Tagesordnungspunkts schriftlich verlangt wird.
Diese Sitzung ist spätestens innerhalb von weiteren acht Tagen abzuhalten.

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Der Beginn der Acht - Tage-Frist richtet sich nach der Antragstellung in der Weise, dass der Tag, an dem der Antrag beim Bürgermeister (Gemeindeamt) einlangt, in die achttägige Frist nicht eingerechnet wird. Die Frist beginnt also mit dem auf den Tag des Einlangens folgenden Tag zu laufen. Mit Ablauf des achten Tages muss die Einladung zur Post gegeben oder durch Organe der Gemeinde zugestellt. werden. Ab dem diesem Zeitpunkt folgenden Tag beginnt eine weitere achttägige Frist, innerhalb der die Sitzung abzuhalten ist, zu laufen.

Förmliche Einberufung der Sitzung
Die Einberufung des Gemeinderates hat folgenden Bedingungen zu entsprechen:

• Die Einberufung hat schriftlich zu erfolgen; eine mündliche Einladung ist unzulässig;
• gleichzeitig ist die Tagesordnung bekanntzugeben; daraus müssen die Verhandlungsgegenstände in einer Weise aufscheinen, die es dem Gemeinderatsmitglied ermöglichen, sich auf die Sitzung vorzubereiten; ab dem Zeitpunkt der Bekanntgabe der Tagesordnung hat der Gemeinderat auch das Recht, in die Akten von Verhandlungsgegenständen Einsicht zu nehmen;
• die Einberufung hat nachweislich zu erfolgen;
• die Einberufung muss spätestens am achten Tag vor der Sitzung dem Mitglied zukommen; hervorzuheben ist, dass diese Voraussetzung bei jedem einzelnen Mitglied des Gemeinderates gegeben sein muss;
  
• die Einberufung muss an die Mitglieder des Gemeinderates erfolgen;
  
• bei Abwesenheit des Gemeinderates kann die Zustellung der Einberufung an volljährige im gleichen Haushalt lebende Personen (Familienmitglieder, Bedienstete) erfolgen.

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Die Schriftlichkeit der Einberufung zur Gemeinderatssitzung ist eine der Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit des Gemeinderates. Die Verletzung dieses Gebotes der Schriftlichkeit ist sogar mit der Nichtigkeit des betreffenden Gemeinderatsbeschlusses bedroht.
Daneben aber ist es durchaus wünschenswert, wenn die Zustellung der Einberufung zur Gemeinderatssitzung auch auch auf elektronischem Wege - und sogar in automatisierter Weise gleichzeitig an alle Mitglieder des Gemeinderates - erfolgt, und zwar zeitglich mit der kanzleimäßigen Abfertigung der schriftlichen Einladung, was - im Hinblick auf das schnellere Medium - sogar als „Vorankündigung“ der Gemeinderatssitzung dienlich sein könnte. Bei der elektronischen Übermittlung ist Vorsorge dafür zu treffen, dass Dokumente (Einberufungsdokument, Tagesordnungsdokument) in einem plattformunabhängigen (also vom jeweils verwendeten System unabhängigen) Dateiformat übermittelt werden, sodass sie vom Empfänger auch lesbar sind.

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Die nachweisliche Zustellung erfolgt durch ein Organ der Gemeinde; die erfolgte Empfangnahme der Einladung kann auf der Zustellliste (,,Einladungskurrende") unterschriftlich unter Angabe des Datums der Empfangnahme der Einladung bestätigt werden.
Erfolgt die Zustellung durch die Post, dann muss (entsprechend der Zustellverfügung) die Zustellung vom Zusteller auf dem Zustellnachweis (Zustellschein, Rückschein) beurkundet werden.

Hinterlegung der Einberufung
Ist die Zustellung an das Mitglied des Gemeinderates oder bei dessen Abwesenheit auch an jede volljährige im gleichen Haushalt lebende Person nicht möglich, so ist die Einberufung im Gemeindeamt zu hinterlegen.

Die Hinterlegung ist

• durch eine schriftliche Mitteilung am Wohnsitz des Gemeinderatsmitglieds bekanntzugeben; diese in den Briefkasten einzuwerfen oder, wenn dies nicht möglich ist,
• an der Eingangstür zu befestigen.

Die vorschriftsmäßige Hinterlegung der Einberufung hat die Wirkung der Zustellung. Die Beschädigung oder das Abreißen der Anzeige hat auf die Gültigkeit der Zustellung keinen Einfluss.

Bekanntgabe der Tagesordnung
Mit „Bekanntgabe“ der Tagesordnung anlässlich der Einberufung des Gemeinderates haben die Mitglieder des Gemeinderates das Recht, in die Akten von Verhandlungsgegenständen Einsicht zu nehmen.

Unter „Kundmachung“ der Tagesordnung ist deren öffentliche Mitteilung durch Anschlag an der Amtstafel zu begreifen. Das Recht der Mitglieder des Gemeinderates, in die Akten der Verhandlungsgegenstände Einsicht zu nehmen, knüpft an die „Bekanntgabe“ der Tagesordnung an die jeweiligen Mitglieder des Gemeinderates (Abs. 2) an. In der Regel wird der Zeitpunkt der Kundmachung“ und der „Bekanntgabe“ der Tagesordnung auf denselben Tag fallen, doch kann sich im Hinblick auf den (allenf. verzögerten) Zustellvorgang eine Divergenz ergeben.

Kundmachung der Tagesordnung an der Amtstafel
Gleichzeitig mit der Zustellung der Einberufung ist die Tagesordnung an der Amtstafel der Gemeinde öffentlich kundzumachen. Sie dient der Information der Gemeindebürger und gleichzeitig zur Kenntnis der Aufsichtsbehörde zum Zwecke der Prüfung, ob allfällige Beschlüsse Gesetze und Verordnungen verletzen.
Die Kundmachung hat auf die Dauer von zwei Wochen zu erfolgen, und zwar unabhängig vom Zeitpunkt der Sitzung. Wenn also die Sitzung vor Ende dieser Zeitspanne stattgefunden hat, ist die Kundmachung wegen der Informationsmöglichkeit für die Gemeindemitglieder dennoch volle zwei Wochen hindurch aufrechtzuerhalten.

Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Einberufung einer Sitzung
An die nicht ordnungsgemäße Einberufung einer Sitzung sind bestimmte Rechtswirkungen geknüpft:

• der Gemeinderat ist beschlussunfähig
• die gefassten Beschlüsse sind mit Nichtigkeit bedroht
• die Beschlüsse können durch die Aufsichtsbehörde aufgehoben werden
• insbesondere belasten solche Beschlüsse, wenn sie Grundlage eines Bescheides sind, diesen mit Rechtswidrigkeit, weil sie von einem Kollegialorgan gefasst worden sind, das „nicht gesetzmäßig zusammengesetzt“ ist.

Ort der Gemeinderatssitzung
„Sitzungen“ sind an gewisse Formen gebundene Zusammenkünfte von Mitgliedern des Gemeinderates zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort; hiebei ist es nicht entscheidend, ob eine Sitzung in einem der Gemeinde gehörigen Objekt oder außerhalb des Gemeindegebietes stattfindet, wenngleich dies nur in Ausnahmefällen und aus sachlich gerechtfertigten Gründen der Fall sein darf.
Auf jeden Fall aber müssen die bestehenden „externen“ Räumlichkeiten den Erfordernissen entsprechen, die aus dem Gebot der Öffentlichkeit von Gemeinderatssitzungen abzuleiten sind (entsprechende Größe und Erreichbarkeit des Sitzungsraumes).